Cách trả lời email khách hàng chuyên nghiệp

(Cách trả lời email khách hàng chuyên nghiệp) Một trong những kênh thông dụng giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng chính là email. Nội dung email không những giúp trả lời email của khách hàng một cách chuyên nghiệp, giải đáp thắc mắc của khách hàng mà còn tác động đến suy nghĩ của khách hàng về doanh nghiệp. Do vậy, nếu bạn không chăm chút nội dung và có khả năng viết không tốt thì bạn sẽ mất nhiều khách hàng và ảnh hưởng đến thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp và sản phẩm, dịch vụ.

Làm trang web giúp khách hàng đánh giá cao dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp của bạn nhưng quản trị tốt website mới là yếu tố quyết định tới thành công của doanh nghiệp. Và trả lời email khách hàng sao cho chuyên nghiệp, hiệu quả là điều bất cứ người quản trị website đều mong muốn.

Vậy trả lời email một cách chuyên nghiệp là như thế nào?

Nhiều trường hợp cần bạn phản hồi email ngay. Tuy nhiên, nhiều khi bạn hãy dành thời gian để hiểu khách hàng, suy nghĩ về nó để đưa ra phản hồi hay nhất. Giai điệu câu từ trong email, đặc biệt là các câu nói về chính mình cần được chú trọng. Đôi khi chỉ cần một từ ngữ được sử dụng hợp lý cũng đủ đem đến sự thoải mái cho khách hàng. Nội dung email cần phải rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu. Các thông tin quan trọng nhất cần được đặt ngay đầu email và tránh sử dụng các từ ngữ đa nghĩa. Ngôn ngữ viết tạo ra nhiều ý nghĩa hơn lời nói bởi tiếng việt vô cùng phong phú.

tra-loi-email-chuyen-nghiep

Các cách trả lời email chuyên nghiệp

Tùy thuộc vào suy nghĩ của bạn mà có những cách phản hồi email theo cách chuyên nghiệp khác nhau. Một vấn đề được làm rõ sẽ dễ trả lời hơn vấn đề còn mập mờ, còn cần suy nghĩ thấu đáo.

Một email chuyên nghiệp sẽ thường có bố cục như sau:

  • Bắt đầu email bằng việc đề cập đến vấn đề đang trao đổi trong email ngay trước đó.
  • Nếu khách hàng có nhiều câu hỏi thì cần trả lời thành nhiều đoạn riêng biệt, mỗi đoạn đề cập đến một câu hỏi. Như vậy, khách hàng sẽ dễ dàng hiểu được câu trả lời của bạn.
  • Một điều vô cùng quan trọng là bạn phải chắc chắn rằng không bỏ sót bất cứ email nào của khách hàng. Mọi email đều cần được phản hồi, có thể chỉ đơn giản là lời xác nhận đã nhận được email, cảm ơn khách hàng hay hẹn thời gian trả lời khách hàng sớm nhất có thể. Bạn có thể được hỗ trợ đắc lực bởi Email Template hoặc tính năng “Canned Responses” giúp gửi email tự động đến khách hàng.

Hi vọng những chia sẻ của TIT Việt Nam – đơn vị làm trang web uy tín, chất lượng hàng đầu giúp ích cho bạn đọc. Mọi thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ hotline: 0466 567 557.

Bài viết tham khảo: làm web thương mại điện tử